Prozessberatung Fehlzeitenmanagement
Prozessberatung Fehlzeitenmanagement: strukturiert vorbeugen, sicher handeln im Ernstfall
Hohe Fehlzeiten lassen sich nicht mit einzelnen Maßnahmen lösen – sie brauchen einen systematischen Prozess. In meiner Prozessberatung erarbeite ich gemeinsam mit Ihnen einen für Ihr Unternehmen passenden, strukturierten Ablauf für Fehlzeitenmanagement und Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) – von der Analyse Ihrer betrieblichen Situation bis zur klaren Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten.
Warum ein systematisches Vorgehen entscheidend ist
Um hohe Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen wirksam zu reduzieren, braucht es ein systematisches Vorgehen der Arbeitgeberseite. Einzelne Krankenrückkehrgespräche oder ein gut gemeintes BEM-Verfahren reichen allein nicht aus, wenn Zuständigkeiten unklar sind, Ziele fehlen oder Präventions- und kurative Maßnahmen nicht sauber voneinander getrennt sind. Genau hier setzt meine Prozessberatung an.
So läuft die Prozessberatung ab
Schritt 1 – Planungsworkshop (1 Tag)
In einem eintägigen Planungsworkshop erarbeite ich mit Ihnen einen für Ihr Unternehmen passenden Prozess. Inhalte des Workshops:
- Analyse der aktuellen betrieblichen Rahmenbedingungen (Krankenquote, Brennpunktabteilungen, Ursachenforschung)
- Festlegung Ihrer Unternehmensziele, um Fehlzeiten zu reduzieren
- Abgrenzung von Präventionsmaßnahmen und kurativen Maßnahmen
- Systematik von Krankenrückkehrgesprächen
- Sinnvolle Einbindung eines bestehenden BEM-Prozesses zur Fehlzeitenreduzierung
- Definition der fachlichen Verantwortlichkeiten: Führungskräfte, BGM, HR, Mitarbeitende, Betriebsrat
- Festlegung der zur Verfügung stehenden Ressourcen
- Ausarbeitung und Visualisierung Ihres individuellen Prozessablaufs im Fehlzeitenmanagement
Schritt 2 bis 5 – Vertiefende Module
Darauf aufbauend biete ich vier weiterführende Module an – je nach Bedarf einzeln oder in Kombination, jeweils an einem Tag:
- Prozessberatung: Aufbau und Einführung strukturierter Krankenrückkehrgespräche
- Prozessberatung: Optimierung Ihres BEM-Prozesses – inklusive der Einbindung externer Leistungen und Fördergelder der Reha-Träger
- Schulung für HR und Führungskräfte: Fehlzeitensensibilisierung, Rollenverständnis und konkrete Handlungsoptionen zur Fehlzeitenreduzierung
- Schulung: Professionelle Gesprächsführung der Führungskräfte in Krankenrückkehrgesprächen
Für wen ist die Prozessberatung gedacht?
Die Prozessberatung richtet sich an Unternehmen, die Fehlzeiten reduzieren und BEM nicht länger dem Zufall überlassen, sondern strukturiert und rechtssicher aufstellen möchten – insbesondere an:
- HR-Verantwortliche und Personalleitungen
- Geschäftsführung
- Interne und externe BEM-Beauftragte
- Führungskräfte mit Personalverantwortung
Ihre Expertin für Prozessberatung
Nach langjähriger Tätigkeit als Personalleiterin in mittelständischen Unternehmen und im Konzernumfeld gründete ich, Rechtsanwältin Anja Kayser, im Jahr 2013 mein Unternehmen KAYSER PERSONALKONZEPTE in Asperg.
Meine Schwerpunkte sind das Betriebliche Eingliederungsmanagement und das Fehlzeitenmanagement. Zu diesen Themengebieten biete ich Grundlagen- und Aufbauseminare an und berate Sie vor Ort in Ihrem Betrieb – insbesondere im BEM-Fallmanagement oder bei der Einführung eines professionellen, strategischen Fehlzeitenmanagements.
In meiner Tätigkeit als externe BEM-Fallmanagerin begleite ich BEM-Gespräche in den Betrieben und berate zum gesamten Spektrum der betrieblichen Unterstützungsleistungen, auch im Zusammenspiel mit externen Partnern wie der Deutschen Rentenversicherung oder dem Integrationsamt.
Ich bin außerdem Certified Disability Manager CDMP® bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.
Meine Kunden kommen aus dem gesamten Branchenspektrum der deutschen Industrie. Ich arbeite u.a. für die Akademie im Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft und für die Haufe Akademie.
BEM-Hotline – Fallberatung für akute BEM-Situationen
Neben dem strukturellen Aufbau begleite ich Sie auch dann, wenn es im laufenden BEM-Verfahren konkret wird: Meine BEM-Hotline unterstützt Sie immer dann, wenn in BEM-Verfahren Schwierigkeiten auftreten. Ich unterstütze alle Arbeitgebervertreter ganz konkret mit Handlungsvorschlägen – als Rechtsanwältin und BEM-Fallmanagerin arbeite ich praxisnah und rechtssicher.
So läuft die Fallberatung ab
Sie schildern mir Ihren konkreten Sachverhalt und stellen mir Ihre Fragen:
- Telefonisch
- Online / Videocall
- In Präsenz
- Bei Bedarf direkt im laufenden Verfahren
Typische Situationen aus der Praxis
Unternehmen wenden sich zum Beispiel mit folgenden Fragen an mich:
- Muss der Arbeitsplatz an alle Einschränkungen eines Mitarbeiters angepasst werden?
- Welche Maßnahmen müssen auf jeden Fall angeboten werden?
- Wie lässt sich die Führungskraft sinnvoll in das BEM-Verfahren einbinden?
- Wie und wann kann ein BEM-Verfahren beendet werden, wenn sich die Fehlzeiten nicht reduzieren?
Format und Zielgruppe
Zielgruppe: HR Business Partner, Personalleitungen, interne und externe BEM-Beauftragte, Geschäftsführung
Dauer: 30, 60 oder 90 Minuten – telefonisch oder per Videocall
Vertraulichkeit: Als Rechtsanwältin unterliege ich der Schweigepflicht.
Vertraulich, praxisnah, rechtssicher
Ob struktureller Aufbau eines Fehlzeitenmanagements oder akute Unterstützung in einem laufenden BEM-Verfahren: Meine Beratung verbindet juristische Sicherheit mit praktischer Umsetzbarkeit im HR-Alltag.
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Häufig gestellte Fragen
Muss der Arbeitsplatz an alle Einschränkungen eines Mitarbeiters angepasst werden?
Wenn die Beschäftigten gesundheitliche Einschränkungen haben, ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet zu prüfen, in welcher Weise der Arbeitsplatz angepasst werden könnte.
Das ergibt sich aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
Ob und wie der Arbeitsplatz in einen leidensgerechten Arbeitsplatzes verändert werden könnte, ist immer von den individuellen Rahmenbedingungen und vom Arbeitsplatz abhängig. Dabei spielen insbesondere diese Fragen eine Rolle: Gibt es Hilfsmittel? Ist die Tätigkeit aufgrund der bestehenden Einschränkungen grundsätzlich noch möglich? Für welchen voraussichtlichen Zeitraum werden Anpassungen nötig sein?
Wie lässt sich die Führungskraft sinnvoll in das BEM-Verfahren einbinden?
Wichtig ist die Einbindung der Führungskraft immer dann, wenn Veränderungen am Arbeitsplatz erforderlich werden. Die Führungskraft kann am besten beurteilen, welche Optionen in ihrem Bereich denkbar und umsetzbar sind. Sie prüft auch, welche Auswirkungen diese Veränderungen auf das Team haben werden und wie diese Veränderungen organisiert werden können.
Auf diese Weise ist sie rechtzeitig involviert und kann die Wiedereingliederung gut unterstützen, was dem Beschäftigten zu Gute kommt.
Eine Einbindung der Führungskraft bedarf aber immer der Einwilligung des Beschäftigten.
Das BEM-Team oder der BEM-Beauftragte sollte die Einbindung der Führungskraft auch dann grundsätzlich unterstützen, wenn auf Seiten der Beschäftigten Zweifel daran bestehen, sie sich aber eine Anpassung der Arbeitsbedingungen wünschen.
Welche Maßnahmen müssen auf jeden Fall angeboten werden?
Dem Beschäftigten sind interne Hilfsmittel anzubieten, die die Durchführung der Arbeit erleichtern würden. Ferner sind Maßnahmen der medizinischen Rehabilitation zu besprechen und deren Ergebnis abzuwarten, z. B. ein Aufenthalt in einer Rehaklinik.
Und es müssen alle Maßnahmen der beruflichen Rehabilitation abgeklärt werden, z.B. auch Qualifizierungsmaßnahmen durch die Deutsche Rentenversicherung. Und – ganz wichtig- das Angebot einer betriebsärztlichen Sprechstunde sollte keinesfalls fehlen.
Wie und wann kann ein BEM-Verfahren beendet werden, wenn sich die Fehlzeiten nicht reduzieren?
Grundsätzlich kann das BEM-Vernehmen nur einvernehmlich zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem beendet werden. Das ist in der Praxis auch der Regelfall.
Es gibt aber immer wieder BEM-Verfahren, die sich sehr lange hinziehen, ohne Aussicht auf eine Reduzierung der Fehlzeiten. Mit der Herausforderung für die Arbeitgeber, dass die Beschäftigten das BEM dennoch nicht beenden möchten.
Der Arbeitgeber kann das BEM dann einseitig beenden, wenn er alle im BEM möglichen Optionen ernsthaft geprüft hat bzw. Maßnahmen ohne Erfolg umgesetzt hat. In Ihrem individuellen Einzelfall berate ich Sie gerne strategisch und rechtssicher. Wir klären gemeinsam, ob Sie alle erforderlichen Maßnahmen im BEM-Verfahren angeboten bzw. durchgeführt haben. Wir bestimmen den richtigen Zeitpunkt für die Beendigung des BEM-Verfahrens.
Nach Beendigung des BEM können Sie dann weitere rechtliche Schritte einleiten.
