Niedriger Krankenstand ist das Ziel – bessere Arbeitsbedingungen sind der Weg

Hohe Krankenstände sind ein Dauerbrenner in vielen Unternehmen: steigende Lohnfortzahlungskosten, sinkende Produktivität und Qualitätseinbußen durch die Personalausfälle und überlastetes Personal. Viele Arbeitgeber fokussieren sich nur auf die eine Kennzahl: Die Krankenquote der auffälligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Zum einen ist nur ein Bruchteil der Belegschaft auffällig krank (zwischen 4-8 % der Belegschaft), zum anderen berücksichtigt diese Betrachtung nicht, dass die anwesenden Beschäftigten auch nicht alle wirklich gesund sind.

Nachhaltig Fehlzeiten reduzieren ist nur dann möglich, wenn Sie die Arbeitsbedingungen für alle verbessern und die Bedürfnisse Ihrer Beschäftigten im Auge behalten. Eine systematische Vorgehensweise aus Messung, Analyse und gezielten Maßnahmen senken Sie nicht nur die Fehlzeiten auffälliger Beschäftigter im Betrieb. Sie beugt auch zukünftigen Fehlzeiten vor, durch Steigerung von Motivation, Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

1. Ohne Zahlen keine Steuerung: Fehlzeiten richtig messen

Typische Symptome – so erkennen Sie das Problem

Die Fehlzeitenquote wird im Betrieb oft nicht oder nur unvollständig erfasst. Wenn sie erfasst wird, geschieht dies oft nur betriebsübergreifend. Abteilungsbezogene Quoten fehlen. Jährliche Vergleichswerte sind nicht vorhanden.

Grundlage für Fehlzeiten: Die Ursache hinter den Zahlen

Fehlende detaillierte Daten verhindern eine gezielte Analyse. Ohne Fehlzeitenquote wissen Sie nicht, in welchen Abteilungen Handlungsbedarf besteht.

Sofortmaßnahmen: Erste Schritte, die wirken

• Definition von Berechnungsmodalitäten der Fehlzeitenquote
• Ermittlung der Fehlzeitenquote, mit und ohne Langzeitkranken
• Abteilungsbezogene Berechnung der Fehlzeitenquote, Bewertung der eigenen Fehlzeitenquoten anhand von Vergleichszahlen der Branche

Langfristige Strategie für stabile Ergebnisse

Eine regelmäßige Auswertung der Daten zeigt der Unternehmensleitung abteilungsbezogene Auffälligkeiten. So erkennen Sie frühzeitig mit Ihren Führungskräften, wo Brennpunktabteilungen bestehen und Handlungsbedarf gegeben ist.

Mini-Fallbeispiel: In einem Produktionsbetrieb zeigte sich, dass die Beschäftigten, die in Nachtschichten arbeiteten, 30 % mehr Krankentage hatten. Eine wichtige Feststellung, um mit der Belegschaft in einen lösungsorientierten Dialog einzutreten und gemeinsam an Lösungsvorschlägen zu arbeiten.

 

2. Ursachen verstehen statt vorschnell urteilen: Die Wahrheiten hinter den Daten ermitteln

Typische Symptome – so erkennen Sie das Problem

Steigende Fehlzeiten werden oft vorschnell auf eine mangelnde Motivation der Beschäftigten zurückgeführt.

Grundlage für Fehlzeiten: Die Ursache hinter den Zahlen

Die wahre Ursache für Fehlzeiten ist meist nicht ein mangelndes Engagement der Beschäftigten an sich, sondern dahinter verbergen sich folgende Faktoren:

• Ungünstige Arbeitsbedingungen (z.B. Körperliche Belastung, Arbeitsüberlastung)
• Störungen im Verhältnis zu den Führungskräften, Teamkonflikte, Mobbing
• Private Faktoren (Familiäre Überlastung, Familiäre Konflikte, Ungesunde Lebensweise)
• Körperliche und chronische Erkrankungen, psychische Belastungen und Erkrankungen

Häufig tritt in der Praxis nicht nur die eine Ursache Erscheinung. Oft ist es „Paket“ mehrerer Ursachen.

Sofortmaßnahmen: Erste Schritte, die wirken

• Ursachenfelder bestimmen: arbeitsplatzbezogen, medizinische Ursachen, private Ursachen
• Jeweilige Relevanz erkennen: Handelt es sich um eine Brennpunktabteilung mit spezifisch arbeitsplatzbezogenen Ursachen? Oder finden wir in der Abteilung bei einzelnen Beschäftigten eher individuelle Belastungsfaktoren?
• Fokus auf systematische Maßnahmen für einzelne Brennpunktabteilungen, Ursachenforschung z.B. durch die Durchführung einer Arbeitssituationsanalyse mit einem ausgewählten Mitarbeiterkreis in der betroffenen Abteilung. Und Einführung von Krankenrückkehrgesprächen für einen gezielten Ursachen-Dialog mit erkrankten Beschäftigten als Basis für präventive Maßnahmen.
• Fokus auf individuelle Maßnahmen: Gezielte Durchführung von BEM-Verfahren mit einzelnen betroffenen Mitarbeiten nach längerer Erkrankung durch Ursachenanalyse und Einleiten von Maßnahmen zur Reduzierung hoher Fehlzeiten

Langfristige Strategie für stabile Ergebnisse

Regelmäßige Ursachenanalysen ermöglichen gezielte abteilungsbezogene und individuelle Maßnahmen. Damit senken Fehlzeiten am Arbeitsplatz und beugen neuen Fehlzeiten präventiv vor. Ein weiterer wichtiger Aspekt: Wir stärken damit die Mitarbeiterzufriedenheit und ihre Bindung an unser Unternehmen.

 

3. Gezielte Maßnahmen: So Fehlzeiten reduzieren im Betrieb

Typische Symptome – so erkennen Sie das Problem

Unternehmen reagieren oft nur bei den Beschäftigten mit auffällig hohen Fehlzeiten, die aber nur einen sehr kleinen Anteil an der Gesamtbelegschaft darstellen. Präventive Maßnahmen für die Mehrheit der Beschäftigten fehlen allerdings.

Grundlage für Fehlzeiten: Die Ursache hinter den Zahlen

Hohe Krankenstände sinken nur, wenn die Maßnahmen direkt auf Belastungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzahlen. Um die richtigen Maßnahmen ergreifen zu können, müssen wir aber erst die wahren Ursachen hinter den Zahlen aufdecken.

Sofortmaßnahmen: Erste Schritte, die wirken

• Quick Wins: Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Konfliktklärungen, Transparenter Zuständigkeiten, Mehr Transparenz bei der Arbeitsinhalten, bessere Unterstützung und mehr Feedback durch die Vorgesetzten, flexible Schichtsysteme
• BEM/Return-to-Work: individuelle Wiedereingliederungspläne
• Einführung von Krankenrückkehrgesprächen im Sinne von Präventionsgesprächen für einen besseren Dialog bei ersten Fehlzeiten und Maßnahmen zum Erhalt der Mitarbeitergesundheit
• Schulungen der Führungskräfte zu den Unterstützungsmaßnahmen in der Prävention und im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)
• Schulung der Führungskräfte für ein verbesserte Gesprächsführung mit ihren Beschäftigten anlässlich von Krankheit

Langfristige Strategie für stabile Ergebnisse

• Implementierung eines strategischen Fehlzeitenmanagements gemeinsam mit den Sozialpartnern inklusive Festlegung der hierfür erforderlichen Daten
• Ziel der Gesunderhaltung der Belegschaft definieren
• Verantwortlichkeit aller Beteiligten transparent festlegen
• Einführung von strukturierten Krankenrückkehrgesprächen
• Einführung bzw. Durchführung eines professionellen Betrieblichen Eingliederungsmanagements

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4. Monitoring der erforderlichen KPIs: Ihr Dashboard für Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Typische Symptome – so erkennen Sie das Problem

Die Fehlzeitenquote wird nicht kontinuierlich ermittelt. Oder die Daten liegen vor, werden aber nicht genutzt und ausgewertet. Zielgerichtet Maßnahmen sind auf dieses Basis nicht zu definieren.

Grundlage für Fehlzeiten: Die Ursache hinter den Zahlen

Fehlzeiten reduzieren gelingt nur mit transparenten KPIs: Abteilungsbezogene Fehlzeitenquote, abteilungsbezogene erschwerende Arbeitsbedingungen, Besonderheit in der Personalstruktur, Alter etc.

Sofortmaßnahmen: Erste Schritte, die wirken

• Krankenquote abteilungsbezogen ermitteln
• Monatliche Auswertung und Besprechung mit den Abteilungsverantwortlichen und der Geschäftsführung
• Zielquoten abteilungsbezogen festlegen, anhand der individuellen Rahmenbedingungen
• Zuständigkeiten für die Zielerreichung zwischen HR und den einzelnen Führungskräften definieren

 

Langfristige Strategie für stabile Ergebnisse

Regelmäßige Reviews und die Erfolgskontrolle bzw. die Korrektur bereits erfolgter Maßnahmen sorgen dafür, dass die notwendigen Maßnahmen auch greifen. Auf diese Weise können die Arbeitsbedingungen kontinuierlich verbessert werden. Auch individuelle Ursachen können berücksichtigt und bei Bedarf durch unterstützenden Maßnahmen beeinflusst werden.

 

5. Zusammenarbeit stärken: HR, Führungskräfte & BEM-Teams ziehen an einem Strang

Typische Symptome – so erkennen Sie das Problem

HR wertet die Fehlzeitenquote aus, die Führungskräfte fühlen sich nicht in der Lage, die Fehlzeiten zu reduzieren. Die Führungskräfte sehen sich oft auch nicht in der Verantwortung für die Gesunderhaltung ihrer Beschäftigten. Nicht selten steht der Betriebsrat dem Thema Fehlzeitenreduzierung eher skeptisch gegenüber und befürchtet Nachteile für die Beschäftigten.

Grundlage für Fehlzeiten: Die Ursache hinter den Zahlen

Oft werden Fehlzeiten einseitig auf angebliche Motivationsprobleme der Beschäftigten zurückgeführt. Aus diesem Grund arbeiten Führungskräfte, HR und Betriebsrat nicht mit dem gleichen Ziel zusammen, da sich alle Beteiligten nicht eines gemeinsamen Ziels bewusst sind. Doch hohe Fehlzeiten werden nur dann erfolgreich reduziert, wenn wir ein gutes Zusammenspiel von HR, Führung, Betriebsrat, BEM-Team und dem Betriebsarzt fördern.

Sofortmaßnahmen: Erste Schritte, die wirken

• Klare Zieldefinition unseres Fehlzeitenmanagements
• Rollen und Verantwortlichkeit klar definieren und auch rechtlich abgrenzen
• Die Bedeutung des Datenschutzes betonen und praxisnah gestalten
• Richtlinien für die Gesprächsführung mit kranken Beschäftigten definieren

 

Langfristige Strategie für stabile Ergebnisse

Ein klares Commitment aller Beteiligten zur gemeinsamen Zielereichung ist eine wichtige Basis. Denn die Beschäftigten erkennen: „Hier geht es nicht um eine „Jagd auf Kranke“, sondern um ein echtes Interesse am Wohlergehen der Beschäftigten und die Schaffung gesundheitsfördernder Arbeitsbedingungen!

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• A3-Gesprächstraining für Arbeitgeber | BEM-Gespräche führen
• A5-Kompaktseminar für Arbeitgeber | Konflikte lösen
• A6-Kompaktseminar für Arbeitgeber | Fehlzeitenmanagement
• A7-Gesprächstraining für Arbeitgeber | Fehlzeitenmanagement

💡 Lesen Sie auch meinen Fehlzeiten-Artikel Grundlagen & Definition

Fazit: So reduzieren Sie Fehlzeiten – und binden Mitarbeitende

Ein niedriger Krankenstand ist das Ziel. Von entscheidender Bedeutung aber ist der Weg zu diesem Ziel.

Und dieser Weg wird genau durch die Maßnahmen bestimmt, die die Gesundheit der Belegschaft wiederherstellen und fördern:
Strukturierte abteilungsbezogene Maßnahmen und individuelle Maßnahmen. Wer systematisch durch die Fehlzeitenquote, Krankenrückkehrgespräche und BEM misst, Ursachen analysiert und Maßnahmen umsetzt, reduziert Fehlzeiten im Betrieb nachhaltig. Denn dieser Erfolg wird möglich durch eine bessere Motivation, eine höhere Produktivität und eine stäkere Bindung der Beschäftigten an das Unternehmen.

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