5 Gründe, warum Ihr BEM-Prozess (noch) nicht funktioniert – und wie Sie das ändern

Sie wissen, was ein BEM-Prozess ist – und doch läuft er in Ihrem Unternehmen nicht rund? Damit sind Sie nicht allein. Viele mittelständische Unternehmen stoßen bei der Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) an Grenzen: unklare Abläufe, geringe Akzeptanz oder wenig Sichtbarkeit von erfolgreich durchgeführten BEM-Verfahren.
Die Folge: wachsende Fehlzeiten, verunsicherte Mitarbeitende und ein BEM, das als bürokratisches Pflichtprogramm wahrgenommen wird.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die fünf häufigsten BEM-Fehler – und wie Sie es besser machen. Mit konkreten Lösungen, praxisnahen Tipps und einem klaren Ziel: Ihren BEM-Prozess optimieren, damit er für alle Beteiligten wirksam ist.

Grund 1: Ihr BEM-Prozess startet zu spät

Symptom:
Der Kontakt zum Mitarbeitenden ist abgebrochen, die Rückkehr gestaltet sich schwierig, die Wiedereingliederung zieht sich hin.

Ursache:
Viele Unternehmen warten bei langzeiterkranken Beschäftigten zu lange ab, bis sich diese irgendwann beim Arbeitgeber melden und ihre Rückkehr ankündigen.. Doch dann ist es oft zu spät für wirkliche Prävention.

Lösung:
Handeln Sie früher. Schicken Sie auch BEM-Einladungen an Beschäftigte, die noch im Krankenstand sind. So können sich rechtzeitig gemeinsam planen, welche Maßnahmen eine erfolgreiche Wiedereingliederung unterstützen können. Holen Sie auch frühzeitig externe Träger, z.B. den Integrationsfachdienst mit ins Boot. Das signalisiert Wertschätzung und ist häufig ein Garant für Lösungen, die allen dienen..

Praxisbeispiel:
Durch die Beteiligung des Integrationsfachdienstes konnten frühzeitig finanzielle Hilfen für den Arbeitgeber organisiert werden, u.a. ein Eingliederungszuschuss der Deutschen Rentenversicherung. Der Beschäftigte konnte auf einen anderen Arbeitsplatz eingliedert werden und die Fehlzeiten haben sich deutlich reduziert.

➜ Weiterführend: Kompakt Seminar Betriebliches Eingliederungsmanagement– professionell und rechtssicher durchführen!

Grund 2: Führungskräfte nehmen ihre Rolle im BEM nicht wahr

Symptom:
Die BEM-Verantwortlichen kämpfen allein. Vorgesetzte sehen sich nicht in der Verantwortung für die Durchführung des BEM. Oder sie verhalten sich ungeschickt in BEM-Gesprächen.

Ursache:
Führungskräfte kennen oft ihre Rolle im BEM nicht. Sie wissen wenig über die Ziele, die rechtlichen Rahmenbedingungen und die emotionalen Spielregeln. Manche fürchten Fehler beim Umgang mit sensiblen Gesprächsthemen.

Lösung:
Stärken Sie Ihre Führungsebene. Schulen Sie Führungskräfte im Umgang mit BEM-Fällen: Was dürfen sie sagen? Wie gehen sie mit Vorwürfen konstruktiv um? Wie reagieren sie bei psychischen Belastungen? Welche Haltung hilft? Um sie hierbei zu unterstützen, habe ich einen BEM-Gespräch Leitfaden erstellt. 

Mini-Case:
Teamleiterin Meier aus einem IT-Unternehmen (350 Mitarbeitende) war nach einem Seminar überzeugt: „Ich dachte, BEM sei HR-Sache. Jetzt weiß ich, wie wichtig meine Haltung für die Krankheitsrückkehr ist und wie ich sicher kommuniziere.“

➜ Weiterführend: BEM-Seminare A1, A2, A3, A4 für Führungskräfte

 

Grund 3: Es gibt kein systematisches BEM-Monitoring

Symptom:
Niemand weiß, wie viele BEM-Fälle gerade laufen, wie lange sie bereits dauern oder welche Maßnahmen wirken.

Ursache:
Ohne digitales Fallmanagement fehlt die Übersicht. Eine Checkliste zu den vielen im BEM möglichen Maßnahmenoptionen fehlt.

Lösung:
Führen Sie ein Monitoring ein. Mit einem strukturierten Prozessmanagement erfassen Sie alle relevanten Daten zu Dauer, Maßnahmen, Rückkehrquote und Beteiligten. So können Sie den BEM-Prozess erfolgreich umsetzen – und bei Geschäftsführung wie Führungskräften belegen, dass er wirkt.

💡 Bonus: Ein professionelles Monitoring unterstützt Sie auch bei der ESG-Berichterstattung (z. B. Kategorie „Soziales Engagement“).

➜ Weiterführend: BEM-Nuggets – Aktuelles BEM-Expertenwissen und Tipps für alle für BEM-Praktikerinnen und BEM-Praktiker

 

Grund 4: Ihre Betriebsvereinbarung ist unklar oder veraltet

Symptom:
Im BEM gibt es Unsicherheit: Wer lädt ein? Was passiert im Erstgespräch? Darf der Betriebsrat dabei sein?

Ursache:
Eine veraltete oder fehlende Betriebsvereinbarung zum BEM führt zu Intransparenz und unnötigen Konflikten.

Lösung:
Überarbeiten Sie die Betriebsvereinbarung gemeinsam mit dem Betriebsrat. Halten Sie dort Rollen, Abläufe, Datenschutzvorgaben und Regelungen zur Wiederherstellung der physischen und psychischen Gesundheit fest. Nutzen Sie dabei bewährte Muster und passen Sie diese an Ihre Organisationsstruktur an.

🧾 Checkliste für Ihre Betriebsvereinbarung:

✓ Ablauf und Beteiligte
✓ Datenschutz und Schweigepflicht
✓ Handlungsoptionen für den professionellen Umgang mit Erkrankungen
✓ Schnittstellen zu BGM und Arbeitsschutz

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Konflikte im BEM zwischen Personalabteilung und Betriebsrat: Konflikte lösen – BEM gemeinschaftlich umsetzen – alle Interessen einbeziehen!

 

Grund 5: Psychische Erkrankungen bleiben außen vor

Symptom:
Wenn psychische Belastungen, Erschöpfung oder psychische Erkrankungen mitspielen, verlaufen die Gespräche oft stockend oder unangenehm.

Ursache:
BEM-Beauftragte oder Führungskräfte wissen nicht, wie sie solche Themen ansprechen sollen und dürfen. Aus Angst, Fehler zu machen, herrscht oft Schweigen und die Ursachen für die Belastungen oder Erkrankungen bleiben unentdeckt.

Lösung:
Enttabuisieren Sie mögliche Belastungen oder  psychische Erkrankungen im BEM. Schulen Sie Ihre Beteiligten im Umgang mit psychischer Gesundheit und ziehen Sie bei Bedarf externe Experten hinzu (z. B. Reha-Träger oder Integrationsfachdienst).

🗨️ Zitat aus der Praxis:
„Früher waren wir überfordert mit psychischen Themen. Heute arbeiten wir mit einem Netzwerk aus Experten – das macht unsere BEM-Gespräche sicherer und menschlicher.“ – Personalleiterin eines Handelsunternehmens, 240 Mitarbeitende

➜ Mehr erfahren: Seminare zu psychischer Gesundheit im BEM A2

 

Fazit: BEM funktioniert, wenn Sie Klarheit, Haltung und Struktur haben

Ein wirkungsvoller BEM-Prozess ist kein Zufallsprodukt. Er braucht klare Strukturen, informierte Beteiligte und den Willen, mehr zu tun als das gesetzliche Minimum. So wird aus dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement ein echter Mehrwert – für Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen.

Setzen Sie auf ein BEM, das Fehlzeiten reduziert (Fehlzeiten-Leitfaden), Bindung stärkt und die Kultur prägt. Mit klarem Konzept, kompetenten Akteuren und messbaren Ergebnissen.

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