Fehlzeiten reduzieren - Maßnahmen gegen hohe Krankenstände
In vielen Unternehmen bewegt sich der Krankenstand der Mitarbeiter schon seit einigen Jahren auf einem sehr hohen Niveau. Die Folgen? Es stehen weniger Arbeitskräfte zur Verfügung und die geforderte Leistung wird nicht erbracht. Es wird weniger produziert, die Anzahl der Fehler steigt, die Qualität sinkt. Für die Unternehmen droht noch eine weitere Gefahr: Die arbeitenden und anwesenden Kolleginnen und Kollegen sind zunehmend belastet und frustriert. Sie arbeiten angesichts sinkender Personalreserven ohnehin schon am Limit. Damit steigt das Risiko für Fehlzeiten auch bei diesen Personen. Damit verschärft sich die Lage in den Betrieben zunehmend.
Das Ziel ist klar: Fehlzeiten müssen reduziert werden. Der Weg dorthin: Die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter verbessern!
Aktuelle Lage in den Unternehmen: Krankenstände der Jahre 2022 und 2023 auf einem Rekordniveau!
Die Coronapandemie hat die Krankenstände in deutschen Unternehmen auf eine Rekordniveau ansteigen lassen. Auffällig ist, dass die Krankenstände auch nach Corona nicht wieder gesunken sind, sondern nach wie vor auf einem sehr hohen Niveau liegen. Besonders auffällig ist die Zunahme der psychischen Erkrankungen in den letzten 10 Jahren um 48 %.
Der Trend des hohen Krankenstands setzt sich auch in 2024 weiterhin fort.
Wichtige Rahmenbedingungen, um Fehlzeiten zu reduzieren
- Vertrauensverhältnis Betriebsrat & Geschäftsführung
Wenn Fehlzeiten im Unternehmen reduziert werden, führt dies in der Belegschaft häufig zu Ängsten und Widerständen. Der Betriebsrat als Arbeitnehmervertreter stellt sich häufig schützend vor die Mitarbeiter. Geschäftsführung und Betriebsrat können diese Situation verhindern, indem sie vertrauensvoll zusammenarbeiten. Die Ziele, die mit einer Fehlzeitenreduzierung verfolgt werden, müssen für alle transparent sein. Denn das Ziel sind nicht die Kündigungen kranker Mitarbeiter, sondern die Stärkung der Mitarbeitergesundheit. Und gesündere Mitarbeiter haben nachweislich weniger Fehlzeiten.
- Ausreichend Ressourcen in der Personalabteilung schaffen
Die Personalabteilung unterstützt die Reduzierung von Fehlzeiten durch fachlich kompetente Beratung aller Stakeholder im Unternehmen. Dies erfordert fachliche und personelle Ressourcen mit einem klaren Fokus auf die Reduzierung von hohen Fehlzeiten.
- Gutes Betriebsklima
Ein gutes Betriebsklima fördert nachweislich die Gesundheit und die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter. Alle Verbesserungen des Arbeitsumfelds, insbesondere des Betriebsklimas, stellen somit eine wichtige Investition dar, um das Ziel der Fehlzeitenreduzierung zu erreichen.
- Wertschätzung
Mitarbeiter, die sich gesehen und wertgeschätzt fühlen, sind zufriedener und weniger krank. Führungskräfte sollten sich daher für ihre Mitarbeiter auch als Mensch und nicht nur als Arbeitskraft interessieren. Dieses Führungsverhalten verbessert die Motivation und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter.
- Führungskräfte, die ihre gesetzliche Fürsorgepflicht kennen und ernst nehmen
Die gesetzliche Fürsorgepflicht des Arbeitsgebers hat das Ziel, gesundheitsgerechte Arbeitsbedingungen zu schaffen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeit gut verrichten können. Führungskräfte, die sich diesem Ziel verbunden fühlen, erhöhen damit die Arbeits- und Leistungsfähigkeit ihrer Teams. Hohe Fehlzeiten werden auf diese Weise reduziert.
Maßnahmen, um Fehlzeiten zu reduzieren
- Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen durchführen
Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen ist gesetzlich vorgeschrieben. Der positive Effekt für die Arbeitgeberseite besteht darin, dass mögliche Belastungen abteilungsbezogen ermittelt werden. Gerade in „Brennpunktabteilungen“ mit hohen Fehlzeiten können damit passgenaue Maßnahmen gegen hohe Krankenstände eingeleitet werden.
- Durchführung einer Arbeitssituationsanalyse in Form von Workshops besonders in Brennpunktabteilungen
Die Arbeitssituationsanalyse ist ein sehr effektives Instrument, um psychische Belastungen zu ermitteln. In moderierten „Mini-Workshops“ mit ca. 6-8 Personen beurteilen die Mitarbeiter selbst ihre Arbeitssituation und ermitteln die Ursachen für hohe Fehlzeiten. Sie erarbeiten konkrete Lösungsvorschläge für die Geschäftsführung, um hohe Fehlzeiten zu reduzieren.
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) (Präventionsmaßnahmen) installieren
Das betriebliche Gesundheitsmanagement setzt präventiv an, um hohe Fehlzeiten bestmöglich zu verhindern. Idealerweise ermittelt die Arbeitssituationsanalyse (siehe oben) abteilungsbezogen die Ursachen für hohe Fehlzeiten. Das BGM kann dann auf dieser Datenbasis präventive Maßnahmen zum Erhalt der Arbeitsfähigkeit ermitteln und umsetzen. Die Maßnahmen werden an die Erfordernisse der Abteilung angepasst. Maßnahmen nach dem „Gießkannenprinzip“ reduzieren hingegen hohe Fehlzeiten nicht. Erkenntnisse aus laufenden BEM-Verfahren werden genutzt, um Maßnahmen im BGM umzusetzen, damit die Arbeitsfähigkeit aller Mitarbeiter möglichst langfristig erhalten bleibt.
- Führungskräfteschulungen zur Sensibilisierung & Durchführung von Mitarbeitergesprächen
Die Durchführung von Gesprächen mit kranken Mitarbeitern erfordert bei den Führungskräften eine gute Gesprächskompetenz. Häufig fühlen sich die Führungskräfte aber unsicher, ob sie das Thema Krankheit überhaupt ansprechen dürfen. Hier ist eine Gesprächsschulung von großem Mehrwert. Sie stärkt die Führungskräfte und sensibilisiert sie für ihre gesetzliche Fürsorgepflicht. Das potentielle Spannungsfeld zwischen „Fordern von Leistungsergebnissen“ und „Fördern bzw. Unterstützen der Mitarbeiter“ wird aufgelöst und Handlungsoptionen erarbeitet.
- Krankenrückkehrgespräche einführen
Regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitern nach Rückkehr aus Krankheit zeigen die Wertschätzung und das Interesse der Führungskräfte an ihren Mitarbeitern. Wichtig dabei ist stets, dass die Gespräche fair und zugewandt geführt werden. Mitarbeiter, die Wünsche zur Verbesserung ihrer Arbeitsbedingung äußern, sollten ernst genommen werden. Mögliche Unterstützungsmaßnahmen sollten geprüft werden. Die Krankenrückkehrgespräche sind nicht mit Fehlzeitengesprächen zu verwechseln, Fehlzeitengespräche sind eskalierende Gespräche, wenn der Mitarbeiter seine Fehlzeiten nicht reduziert oder keine Mitwirkungsbereitschaft erkennen lässt.
- Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) einführen bzw. optimieren
Mitarbeiter, die lange erkrankt waren, erhalten von ihrem Arbeitgeber ein Gesprächsangebot für das Betriebliche Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX. Das gesetzlich vorgeschriebene BEM reduziert Fehlzeiten insbesondere dadurch, dass staatliche Fördergelder und Unterstützungsleistungen in Anspruch genommen werden können. Hier stehen sowohl medizinische Leistungen als auch technische Anpassungen am Arbeitsplatz zum Abruf durch die Arbeitgeber bereit. Achten Sie auf ein effizientes BEM, welches die Besonderheiten ihres Betriebes berücksichtigt und rechtssicher durchgeführt wird.
- Betriebsvereinbarungen zu BEM und Krankenrückkehrgesprächen abschließen
Der Abschluss einer Betriebsvereinbarung zum BEM ist empfehlenswert, um den BEM-Prozess passgenau für das eigene Unternehmen aufzustellen. Geschäftsführung und Betriebsrat schaffen auf diese Weise klare und transparente Rahmenbedingungen. Der Fokus der Betriebsvereinbarung liegt auf der Überwindung und der Vorbeugung von Krankheitszeiten in der Belegschaft. Jede Maßnahme zur Arbeitsplatzoptimierung trägt dazu bei, hohe Fehlzeiten zu reduzieren.
- Personalplanung überprüfen & ggf. anpassen
Überprüfen Sie Ihre Personalplanung gerade in den von Fehlzeiten stark betroffenen Abteilungen. Hier lohnt sich ein Blick auf der Belegschaft, um mögliche Überlastungsanzeichen bei einzelnen Personen zu erkennen. Eine nötige Anpassung des Personalschlüssels sollte zur Vermeidung weiterer Krankheitsausfälle in Betracht gezogen werden.
Ein Auszug meiner Referenzen
Die Grundlage meiner Arbeit und Motivation ist das Vertrauen meiner Kunden in eine professionelle Beratung.
Umso mehr freut es mich, dass mich mit einigen Kunden bereits eine mehrjährige erfolgreiche Zusammenarbeit verbindet.
- Aufbau eines externen Beraternetzwerks zur Unterstützung erkrankter Mitarbeiter (KK etc.)
In Deutschland existiert ein großes Netzwerk an staatlichen Trägern mit Förderleistungen für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Im Rahmen einer BEM-Schulung wird eine Übersicht aller Träger und Reha-Träger erstellt, die allen Beteiligten als Checkliste in BEM-Gesprächen wertvolle Orientierung bietet. Nehmen Sie einen ersten Kontakt zu den Trägern auf, damit diese für den Fall der Fälle dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter unterstützend zur Seite stehen. Gemeinsam werden nachhaltige Maßnahmen entwickelt, um hohe Fehlzeiten zu reduzieren.
- Abruf von staatlichen Fördergeldern zur Optimierung der Arbeitsplätze
Im Rahmen der beruflichen Rehabilitation stehen Leistungen und Fördergelder für die Unternehmen und ihre Mitarbeiter zum Abruf bereit. Arbeiten Sie eng mit den staatlichen Trägern zusammen, die bei der Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit individuell unterstützen.
- Flexible Schichtmodelle bezogen auf persönliche Lebenssituationen der Mitarbeiter
Gerade in Betrieben mit Schichtarbeit ist es angesichts hoher Krankenstände von großer Bedeutung, auf die Bedarfe insbesondere älterer Mitarbeiter und Mitarbeiter in besonderen Lebenssituationen (Familie, Pflegesituation, bestehende gesundheitliche Einschränkungen) einzugehen. Angesichts des Fachkräftemangels sind dringend innovative Arbeitszeitmodelle gefordert, um die Fehlzeiten zu reduzieren und zukünftigen Krankenständen entgegenzuwirken.
- Klare Regelung bei Krankmeldungen
In den Betrieben bestehen meistens Regelungen zur Art und Weise der Krankmeldung, allerdings sind diese oft unklar und geben viel Raum für unterschiedlichen Interpretationen. Der Arbeitgeber sollte durch klare und einheitliche Regelungen einen stabilen Rahmen für Krankmeldungen schaffen, der keine Schlupflöcher mehr zulässt. Die Führungskräfte sollten ihre Gesprächskompetenz optimieren, damit sie bei Krankmeldungen adäquat reagieren können. Dies bedeutet sowohl das Äußern von Verständnis für die Situation des Mitarbeiters, aber auch das Bedauern seines Fehlens. Die Botschaft „Du fehlst, wenn du fehlst“ sollte kommuniziert werden.
- Ergonomie am Arbeitsplatz durch technische Berater des Integrationsamtes optimieren
Die technischen Berater des Integrationsamtes unterstützen bei notwendigen Anpassungen am Arbeitsplatz im Fall von Schwerbehinderung oder Gleichstellung. Auch andere Reha-Träger (z.B. die Deutsche Rentenversicherung) nutzen die Expertise der technischen Berater des Integrationsamtes vor Ort in den Betrieben.
- Betriebliche Sozialleistungen aufrechterhalten
Betriebliche Sozialleistungen haben einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden der Belegschaft. Eine gute Ausstattung mit den richtigen Arbeitsmitteln, aber auch notwendige (ergonomische) Hilfsmittel ermöglichen den Mitarbeitern die gute und effiziente Ausführung ihrer Tätigkeiten. Ansprechende Sozialräume und das Vorhandensein einer Kantine haben eine positive Wirkung auf die Mitarbeiter. Genau hier zeigt sich jeden Tag die Wertschätzung des Arbeitgebers für seine Mitarbeiter.
- Unterstützungsangebote für Mitarbeiter mit Einschränkungen schaffen
Eingeschränkte Mitarbeiter benötigen Unterstützungsmaßnahmen am Arbeitsplatz, damit Fehlzeiten reduziert werden können. Häufig sind nur vorübergehenden Anpassungen erforderlich, bis sich die Arbeitsfähigkeit wieder stabilisiert hat. Es lohnt sich immer, die Arbeitsbedingungen zu prüfen und bei Bedarf zu optimieren, damit bereits präventiv hohen Fehlzeiten vorgebeugt werden kann.
- Private Ursachen, z.B. Probleme und Belastungen im familiären Umfeld, sind in den letzten Jahren als Treiber für hohe Krankenstände stark angestiegen.
Daher sollten Arbeitgeber ihre Beschäftigten über besondere Hilfsangebote informieren: Beratung und konkrete Unterstützung für private Ausnahmesituationen leisten insbesondere die örtlich zuständigen Integrationsfachdienste (IFD) und die vom Gesetzgeber neu geschaffenen Beratungsstellen EUTB (Ergänzende Unabhängige Teilhabeberatung). Immer mehr Unternehmen installieren auch eine eigene betriebliche Sozialberatung oder nutzen externe Dienstleister, z.B. EAP-Anbieter (Employee Assistance Program), um ihre Beschäftigten in persönlichen und belastenden Lebenssituationen zu unterstützen. Denn die körperliche und die psychische Gesundheit ist ein echtes Business Thema, da die Betriebe ohne das Angebot von Unterstützungsleistungen häufig sehr lange auf ihre erkrankten Mitarbeiter verzichten müssen.
Erfolgreiches FehlzeitenmanagementStrategie und Umsetzung
Deutsche Tochtergesellschaft der Novartis, Produktionsbetrieb:
„Krankenstand innerhalb von zwei Jahren von 6,8 % auf 4,8 % reduziert!“
Durchgeführte Maßnahmen
- Engagierte Durchführung von BEM (Beteiligungsquote der Mitarbeitende: 100 %)
- Krankenquote als KPI / Zielvereinbarungen
- Krankenrückkehrgespräche mit den Mitarbeitenden
- Durchführung von Fehlzeitengesprächen / ggf. Disziplinarmaßnahmen
- Überprüfung des individuellen Leistungsvermögens und Unterstützung durch besondere Maßnahmen (PE-Maßnahmen / Performance-Management-Prozess)
- Intensive Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern (DRV, Integrationsamt…)
- Intensive Einbindung der Betriebsärztin
- Einführung eines ganzheitlichen BGM bereits im Jahr 2008 / Jährlich wechselnde Schwerpunktthemen
Deutscher Textilhersteller, Produktionsbetrieb:
„Gesundheitsquote innerhalb eines Jahres um 2 % gesteigert!“
Durchgeführte Maßnahmen
- Engagierte Einführung und Durchführung von BEM mit Unterstützung des BR
- Krankenquote als KPI / Zielvereinbarungen
- Präventionsgespräche (Krankenrückkehrgespräche) mit den Mitarbeitenden
- Durchführung von „Arbeitssituationsanalysen“ in vier Abteilungen mit sehr hohem Krankenstand: Ursachen wurden erkannt, Erarbeitung eines Maßnahmenplanes
- Ergebnisse: Reduzierung von Arbeitsbelastungen u.v.a.m.
- Intensive Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern (DRV, Integrationsamt…)
- Einführung eines ganzheitlichen BGM im Jahr 2013
Was man tun sollte
- Für eine erfolgreiche Fehlzeitenreduzierung ist es entscheidend, dass die Geschäftsführung an den potentiellen Ursachen für hohe Fehlzeiten interessiert ist. Dies erfordert die selbstkritische Bewertung der Ursachen und die Bereitschaft, bei Bedarf notwendige Maßnahmen zur Reduzierung hoher Fehlzeiten umzusetzen.
- Führe jede Befragung der Mitarbeiter so durch, dass auch konkrete Maßnahmen folgen. Die Mitarbeiter erleben dann, dass ihre offene Meinung ernstgenommen wird. Die Bereitschaft zu einem offenen Austausch mit dem Arbeitgeber wird dadurch bestärkt. Potentielle Ursachen, die für hohe Fehlzeiten verantwortlich sind, werden dann heute und auch in Zukunft offen benannt.
- Fehlzeiten werden reduziert, wenn ein professioneller BEM-Prozess installiert ist. Das bedeutet, dass die Zuständigkeiten aller Beteiligten geklärt sind. Die Führungskräfte müssen in den BEM-Prozess als wichtige Beteiligte eingebunden werden. HR-Manager verstehen sich als Berater und Moderator, aber nicht als Problemlöser.
Was man nicht tun sollte
- Jede Initiative zu Reduzierung von Fehlzeiten wird durch mangelndes Commitment der Geschäftsführung zunichte gemacht. Dies zeigt sich z.B. in der Haltung der Arbeitgeberseite „Solange die Zahlen noch stimmen, machen wir nichts“.
- Keine Investition in die Führungskräfte, z.B. in Form von Weiterentwicklungsmaßnahmen wie Professionalisierung der Gesprächskompetenz
- Keine Einbindung des Betriebsrats und der Schwerbehindertenvertretung
- Keine Definition von Zielen im Rahmen des Fehlzeitenmanagements
- Keine Fokussierung auf die Mitarbeiter und die Verbesserung der Arbeitsfähigkeit
- Grundsätzliches Misstrauen gegenüber der Belegschaft und Sippenhaft aller durch Fehlverhalten einzelner
- Druck auf einzelne, bereits durch Mehrarbeit zusätzlich belastete Mitarbeiter, mit dem Ergebnis nachlassender Motivation
Fazit
- Sehr empfehlenswert ist zum Einstieg ein interaktiver Workshop mit den Führungskräften. Hier erfolgt eine Grundsensibilisierung im Fehlzeitenmanagement. Die Besonderheiten des Betriebs und die Brennpunktabteilungen sowie der Umgang mit Fehlzeiten können hier analysiert werden. Themenschwerpunkte werden identifiziert und Handlungsoptionen erarbeitet.
- Durch die Einbindung von HR und Betriebsrat im Rahmen eines engen Abstimmungsprozesses wird eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich. Aktueller Fachinput und die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen bringen beide Seiten auf ein einheitliches Wissensniveau und fördern die gemeinsame Zielsetzung. Dies ermöglicht effektive Maßnahmen, um hohe Fehlzeiten zu reduzieren.
Anja Kayser
- Studium der Rechtswissenschaften und Referendariat in Düsseldorf, Frankfurt/Main, Speyer, New York City
- Zulassung als Rechtsanwältin im Jahr 2002
- Personalreferentin bei einem Automobilzulieferer im Raum Karlsruhe
- Personalleiterin bei einem international erfolgreichen Pharmakonzern im Raum Stuttgart an einem mittelständisch geprägten Produktionsstandort
- Erfahrung als Ehrenamtliche Richterin am Arbeitsgericht Stuttgart
- Mehrjährige qualifizierte Fortbildung zum systemischen Coach, Organisationsentwickler und Supervisor, fortbildung1.de, Fortbildungsstelle im Psychotherapeutischen Zentrum e.V. Stuttgart-Sonnenberg
- Zertifizierter Disability Manager (CDMP), Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung: Unterstützung bei der Ein- und Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements und Organisation aller im Sozialgesetzbuch vorgesehenen Leistungen und finanziellen Hilfen für Unternehmen und ihre Mitarbeitende
